Eigentlich sollte das keine Frage sein. Aber nehmen wir an, Ihre Angestellten wollen partout keine Zeiterfassung. Welche Optionen haben Sie als Geschäftsführung?
Im Grunde sollten Sie als Geschäftsführer*in zuerst einmal herausfinden, was der Grund für die Ablehnung ist. Denn eigentlich hat eine Zeiterfassung nur Vorteile – und zwar für beide Seiten. Angestellte haben die Sicherheit, dass jede Minute gezählt und damit im Besten Fall auch vergütet wird – und die Unternehmensführung sieht, wo Überstunden entstehen, und kann einer Überlastung der Mitarbeitenden rechtzeitig vorbeugen. Wenn Angestellte sich dennoch einer Erfassung verweigern, dann sollte es dafür einen Grund geben.
Ablehnung-Stufe 1: Angestellte fürchten um Ihre Flexibilität
Bei Angestellten, die in Vertrauensarbeitszeit arbeiten, kann schnell die Angst aufkommen, dass ihre Flexibilität und die eigene Kontrolle über die Arbeitszeit verloren gehen. Hier muss Überzeugungsarbeit geleistet werden. Eine Zeiterfassung steht nicht im Widerspruch zur Vertrauensarbeitszeit. Denn Vertrauensarbeitszeit bedeutet nur, dass Angestellte selbst wählen können, wann sie arbeiten und wieviel sie arbeiten. Trotzdem muss das Arbeitszeitgesetz auch bei einer Vertrauensarbeitszeit eingehalten werden. Und so bilden Zeiterfassung und Vertrauensarbeitszeit ein starkes Team, dass die Flexibilität für Mitarbeitende erst auf eine sichere Grundlage stellt.
Ablehnung-Stufe 2: Angestellte vertrauen der Zeiterfassung nicht
Ein Grund könnte auch sein, dass Mitarbeitende grundsätzlich sehr skeptisch gegenüber einer Zeiterfassung eingestellt sind. Eventuell aufgrund schlechter Erfahrung mit einem vorherigen Zeiterfassungs-System. Wenn dem so ist, dann sollte in jedem Fall darauf geachtet werden, dass das neue System für Mitarbeitende möglichst transparent ist. D.h. Angestellte sollten ihre eigenen Arbeitszeiten jederzeit prüfen und nachvollziehen können. Das steigert die Akzeptanz innerhalb der Belegschaft und schafft Vertrauen in das neue System.
Ablehnung-Stufe 3: Angestellte wollen keine Überwachung
Wenn sich Angestellte nicht überwachen lassen wollen, dann sollten Chefs misstrauisch werden. Denn wenn dies als Hauptgrund für eine Ablehnung gebracht wird, dann haben Angestellte etwas zu verbergen. Hier wird gemauschelt. Sei es bei der Zigarettenpause oder bei der legeren Auslegung der Kommen -und Gehen Zeiten. Mitarbeitende wollen nicht, dass zu genau hingesehen wird. Aber genau das sollten Sie dann tun. Wer nichts zu verbergen hat, muss sich nicht hinter der Überwachungsphrase verstecken.
Ablehnung-Stufe 4: Angestellten ist es gerade mal egal, was Sie als Chef*in möchten
Ok, auf solche Ignoranz kann man nur mit einem Mittel reagieren. Verkünden Sie offiziell, dass in Zukunft die Lohnabrechnungen eins zu eins auf den Daten der Zeiterfassung basieren. Wenn Mitarbeitende Ihre Zeiten nicht korrekt erfassen, erhalten sie am Ende des Monats weniger Gehalt. Und ja, das ist zulässig. Denn es kann der Geschäftsführung nicht zugemutet werden, das Stempelverhalten jedes einzelnen Mitarbeitenden auf Richtigkeit zu prüfen. Spätestens nach der nächsten Lohnabrechnung werden ihre Mitarbeiter*innen auf ihre Zeiterfassung achten. Versprochen!
Fazit
Eine Zeiterfassung ist kein Instrument, um Angestellte zu ärgern oder sie unnötig zu belasten. Vielmehr hilft eine Zeiterfassung das Arbeitnehmerschutzgesetz im Punkt Arbeitszeit umzusetzen. Das Bundesarbeitsgericht hat dies sogar höchst richterlich am 13.09.2022 in einem Urteil bestätigt. Damit ist die Zeiterfassung unabhängig davon, was Mitarbeitende davon halten, verpflichtend einzusetzen. Trotzdem sollten Sie als Geschäftsführung auf die Ängste und Sorgen ihrer Mitarbeitenden adäquat eingehen und über die Vorteile aufklären.
TimePunch ist einer der führenden Anbieter für Zeiterfassungs-Systeme und von trusted.de als beste Zeiterfassung für Enterprises 2022 gekürt.
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